Bí kíp để trở thành người lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt

Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ luôn là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của sự kiệnBản kế hoạch luôn đóng vai trò lớn lao trong sự thành công của một sự kiện

Để có thể chiếm 70% sự thành công thì bạn cần phải lập ra một kế hoạch tốtKinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.

1.     Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện

Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Khi bạn đã định hình được loại sự kiện mà bạn muốn làm, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thực hiện

Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Mục đích bạn xác định: Tri ân khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ công ty bạn thời gian qua.

2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Đối với những nhóm này, cần chuẩn bị tỉ mỉ, cụ thể kịch bản.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Thông điệp sự kiện không chỉ là ý nghĩa cốt lõi của sự kiện bạn tổ chức mà còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng quan trọng, nó sẽ theo suốt sản phẩm/công ty/dịch vụ đến tận chặng đường cuối cùng của nó.

4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện

5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?

Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

6.     Vấn đề truyền thông cho sự kiện

Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Lập ngân sách cho sự kiện.

Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện giá rẻ – kế hoạch tổ chức khánh thành – tổ chức lễ khởi công – Tìm hiểu dịch vụ uy tín, chất lượng tại Tổ chức sự kiện Đại Lâm

Leave a Reply